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Chez presque tous nos clients, avant notre intervention, le constat est le même. Un même client existe en double : une fiche dans le CRM, une autre dans l'ERP, parfois avec deux adresses différentes. Des devis sont établis avec les tarifs de l'année précédente. Et chaque matin, quelqu'un ressaisit dans l'ERP des informations que les commerciaux ont déjà saisies dans le CRM.
Ce ne sont pas de mauvais outils. Ils ne se parlent tout simplement pas.
C'est pour résoudre ce problème que nous avons développé notre plateforme de connecteurs Elyone Plug : Elyone Plug+ Sage 100 x HubSpot et Elyone Odoo Plug Odoo x HubSpot. Des connecteurs, au pluriel. Et ce pluriel n'est pas un hasard : il reflète notre manière de concevoir les échanges entre un ERP et un CRM.
Sage 100 et Odoo n'ont pas la même structure. Les objets, les modèles de données et les règles de gestion diffèrent d'un ERP à l'autre. C'est pour cette raison que nous avons développé un connecteur spécifique pour chaque ERP.
En revanche, les deux connecteurs reposent sur les mêmes logiques métiers, parce que les besoins, eux, restent globalement les mêmes d'une organisation à l'autre. Chacun embarque les flux de synchronisation que nous avons définis comme essentiels.
Un point important : nos connecteurs permettent également d'ajouter des flux spécifiques. Des données propres à votre activité, stockées dans votre ERP, peuvent être remontées vers le CRM afin d'apporter davantage d'informations à vos équipes commerciales. Le socle est commun, les adaptations s'effectuent en fonction de vos besoins.
Notre métier d'origine, c'est l'ERP. Nous savons quelles informations doivent redescendre dans un ERP… et lesquelles n'ont rien à y faire.
Un CRM et un ERP ne répondent pas aux mêmes usages. Les commerciaux travaillent dans le CRM. Les équipes financières, logistiques et ADV travaillent dans l'ERP. Tous sont tournés vers le même client, mais chacun avec ses besoins.
Une bonne synchronisation ne consiste pas à recopier toutes les données dans les deux sens. Elle consiste à définir, donnée par donnée, quel outil fait référence et dans quel sens l'information doit circuler.
C'est de cette réflexion que sont nés nos trois flux de base.
Le commercial est la porte d'entrée de la relation client. Il prospecte, échange, consigne ses activités et, lorsqu'il rencontre un nouveau contact, il le crée dans le CRM. C'est naturel, et c'est très bien ainsi.
Est-ce que chaque prospect doit être créé dans l'ERP ? Non.
Les Elyone Plug laissent le choix entre une synchronisation automatique ou déclenchée, mais notre recommandation reste la même : une entreprise ne redescend dans l'ERP que lorsqu'une affaire se concrétise.
Votre ERP reste ainsi une base clients propre, et non un lieu de stockage de prospects. À partir de ce moment-là, la fiche devient unique : modifiée d'un côté, elle est automatiquement mise à jour de l'autre.
La base articles vit dans l'ERP, entre les mains des chefs produits et des équipes qui gèrent l'offre. Références, tarifs, cycle de vie : tout part de là.
Le flux descend donc naturellement de l'ERP vers le CRM. Chaque mise à jour du catalogue est automatiquement transmise aux commerciaux, qui établissent leurs devis sur la bonne base.
Fini les devis réalisés avec les tarifs de l'année précédente et les mauvaises surprises découvertes au moment de la facturation.
Lorsqu'un devis est signé et validé dans le CRM, un workflow de notifications se déclenche. L'équipe commerciale sait immédiatement que l'affaire est gagnée. Dans le même temps, le devis est transmis dans l'ERP avec les bonnes lignes, les bonnes références et les bons prix.
La finance, la logistique et l'ADV peuvent lancer le traitement de la commande immédiatement.
Zéro ressaisie. Zéro délai entre la signature et le démarrage des opérations. Et un commercial qui continue à suivre l'avancement directement depuis son CRM.
Trois flux, un principe : chacun travaille dans son outil, et personne ne ressaisit ce que quelqu'un d'autre a déjà saisi.
Les doublons disparaissent, les erreurs disparaissent, les ressaisies deviennent inutiles. Et avec elles, le temps perdu… et les coûts qu'elles représentent pour l'entreprise !
Ces trois flux constituent le socle de nos connecteurs. Mais parce que nous les avons développés nous-mêmes et que nous en maîtrisons entièrement le fonctionnement, nous pouvons également mettre en place des flux spécifiques répondant à vos besoins métiers.
Par exemple, il est tout à fait possible de remonter dans HubSpot des informations provenant de votre ERP : informations machines, numéros de série, des contrats, des équipements installés ou toute autre donnée métier utile à vos équipes commerciales ou à votre service client.
Le principe reste toujours le même : mettre la bonne information, au bon endroit, pour les bonnes personnes.
Enfin, un dernier mot sur notre méthode. Parce que nous avons développé nos propres connecteurs, les principaux flux sont déjà pré-packagés. Les ateliers de cadrage permettent de valider les données à synchroniser, le sens des échanges et les éventuelles adaptations spécifiques à votre organisation, mais nous ne repartons pas de zéro à chaque projet.
Résultat : les déploiements sont plus rapides, les risques sont réduits et les équipes peuvent très vite travailler dans leurs outils habituels, avec des données fiables, cohérentes et synchronisées.
Vos outils sont probablement les bons... Ils ont simplement besoin de se parler.
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